Con la entrada en vigor del nuevo Reglamento de la Ordenanza sobre el cálculo de los salarios mínimos, desde el 1 de enero de 2017, los empresarios domiciliados fuera de Alemania están obligados a presentar notificaciones a través de internet de sus trabajadores enviados a Alemania, utilizando las webs de registro de salarios mínimos: www.zoll.de (en la sección "servicios y bases de datos") o directamente en www.meldeportal-mindestlohn.de.

También se pueden hacer las notificaciones vía fax, al número 0049 221 96 48 72, sólo hasta el 30 de junio de 2017. Cuando se haga por este medio, no se recibirá una confirmación de recibo de la oficina de notificación. Deberá conservarse el informe de transmisión de fax como prueba del envío de la notificación.

Los empresarios de transporte están obligados a documentar el comienzo, duración y finalización del tiempo de trabajo diario en Alemania. Han de notificar sus operaciones previstas antes de empezar cualquier servicio en territorio alemán, acreditando que cumple con el salario mínimo de sus conductors y que la documentación está archivada en España pero disponible en alemán (sólo debe traducirse cuando las autoridades aduaneras soliciten la documentación para su inspección).

Documentación que se exige

A petición del organismo de inspección, los empresarios tienen que tener la siguiente documentación en alemán a disposición para su envío a Alemania:

• Contrato de trabajo o documento justificativo de lo que es el contrato de trabajo, en el que aparezcan la identidad de las partes, lugar de trabajo, sede o domicilio del empresario, denominación, grado, calidad o categoría del puesto de trabajo que desempeña el trabajador, caracterización o descripción del trabajo, fecha de comienzo del contrato o de la relación laboral, retribución de base inicial, elementos constitutivos, periodicidad del pago y duración de la jornada laboral o semana laboral del trabajador.
• Registro de los tiempos de trabajo
• Nóminas
• Justificantes de pago (extracto bancario) de las nóminas

La documentación se tiene que recopilar dentro de los siete días posteriores a la realización de la prestación por el trabajador y deberá conservarse durante, al menos, dos años.

La Administración alemana permite que la empresa, en vez de enviar una comunicación previa a cada viaje (por fax o electrónica), envíe previamente, con una validez de seis meses, su certificado de salario mínimo en el que se incluya una relación de sus trabajadores, vayan o no a cruzar de forma inminente el territorio alemán para una operación de transporte internacional.

En los detalles de cada conductor se ha de incluir el número de desplazamientos/despliegues individuales de cada trabajador dentro el periodo de programación, presentado como anexo del programa operativo. Se entiende por despliegue el periodo de tiempo entre que el conductor cruza la frontera dentro y fuera de Alemania.

El documento consta de la siguiente estructura:

• Página de inicio: para seguir las instrucciones de clic, el primer paso es instalar la página del portal en el idioma deseado (inglés, alemán o francés)
• Inscripción: le dirigirá en los pasos a seguir para inscribirse en el portal. El uso del portal electrónico de informes requiere una inscripción única para crear la cuenta del usuario
• Navegación: informa sobre las distintas posibilidades del menú
• Planificación de personal del empleador (actividad móvil): cómo cumplimentar la declaración de desplazamiento del conductor